A capacidade de administrar estoques e distribuir produtos é visceral para os negócios da Tok&Stok, rede nacional de móveis e acessórios para casa e escritório. Com 13 lojas em 1995, a empresa descobriu que a abertura de novas unidades enfrentava o obstáculo da impossibilidade de distribuir os produtos em tempo hábil para o consumidor e, assim, redefiniu sua logística. Em 2002, contabilizando 23 lojas, a Tok&Stok detectou que precisava investir em sistemas de ERP, capazes de fornecer as informações necessárias para as tomadas de decisões diárias, caso quisesse expandir mais.
Fundada em 1978, em São Paulo, pelo casal de franceses Régis e Ghislaine Dubrule, com a proposta de oferecer soluções com móveis e acessórios de design, a Tok&Stok iniciou suas atividades em uma loja de 80 metros quadrados. Hoje são 24 unidades distribuídas em todo país. Cada uma recebe diariamente de cinco a seis produtos novos em suas prateleiras, contabilizando a exposição de 8 mil itens e a comercialização de mais de 500 mil unidades por mês.
Por trás dessa dinâmica de vendas e pronta retirada, existe um planejamento estratégico de logística altamente sofisticado, que permite coordenar trocas de informações entre seus 600 fornecedores de pequeno e médio portes, seu único estoque de 22 mil metros quadrados em Barueri (SP), suas 24 lojas e sua loja virtual. Assim é estabelecido o fluxo de produtos de forma adequada e sincronizada com as informações de vendas em tempo real.
Tudo isso implica em configurações particulares no sistema de logística e de automação de informação, que começou em 1995. Durante aquele ano, um comitê, formado pela presidência, profissionais dos departamentos de logística, produtos, sistemas de automação e uma empresa de consultoria, reuniu-se para formatar o sistema de Gestão Comercial (GC), capaz de interagir com toda a cadeia de suprimentos.
O GC, baseado em linguagem Oracle, fazia a programação de recebimento com o fornecedor via agendamento. Desde a emissão do pedido e da previsão de entrega, o sistema permitia informar o dia e a hora da entrega ao fornecedor. Com isso, o recebimento Tok&Stok tinha todas as informações em seu coletor quando o caminhão entrava nas docas do depósito. Mas o GC apresentava limitações.
Neste ano o GC foi complementado pelo GCAN -Gestão Comercial nas Áreas de Negócios. Também em linguagem Oracle, o GCAN oferece as mesmas funcionalidades do GC e a completa integração entre as lojas, o depósito central e todos os departamentos da empresa. “Precisávamos reunir, de forma integrada, em um único sistema de informações gerenciais, os dados de todos os processos da Tok&Stok, como compras, vendas, finanças, clientes, de forma que todo esse conteúdo ficasse sob controle”, explica Nilton José Carvalho, Gerente de informática da Tok&Stok.
Desde então, no momento em que é feita a digitação de um pedido de mercadorias, o depósito fica sabendo da requisição on-line, agilizando ainda mais a entrega de mercadorias. Assim viabiliza uma pronta retirada de produto pelo cliente em loja sem ruptura de estoque, além de apontar a unidade mais próxima que tem uma mercadoria caso não seja encontrada.
Carvalho comenta que ?a proposta foi desenvolver um sistema de ERP in house. O GCAN começou a ser implantado em março de 2002, substituindo o antigo sistema de frente de loja, que foi desenvolvido há treze anos em linguagem Cobol?.
Além de contemplar as operações de uma logística extremamente refinada, o GCAN coloca os profissionais da empresa acessíveis aos trâmites administrativos e operacionais, permite ainda estabelecer um melhor relacionamento com o cliente e viabiliza a oferta de novos serviços e vendas através do site.
Isso significa, por exemplo, ter um banco de dados atualizados de 1,3 milhão de clientes totalmente interligado à central administrativa e às 24 unidades, permitindo o reconhecimento do cliente e seu perfil de compra em qualquer loja. E ainda, oferecer serviços como Lista de Casamento, que, depois de definida pelo casal, fica disponível concomitantemente em todas as lojas da rede, podendo um cliente de um estado presentear os noivos de outro.
Serviços como Cheque-presente e Vale-móvel ganharam mais agilidade também, pois o sistema controla o fluxo do crédito e a validade dos mesmos, principalmente no caso do Vale-móvel que pode ter ao longo dos meses a saída de linha do produto referente.
O GCAN ainda dará suporte e viabilização ao site para vender todos os 8 mil produtos oferecidos em loja a partir de agosto. Graças a um completo catálogo virtual, será possível fazer diversas combinações de móveis com complementos, do tipo cama e colchão, puxador e porta, tampo de mesa e base. A compra poderá ser on-line mediante boleto, cartão de débito ou crédito. Se o cliente preferir, ele opta por fazer apenas a escolha dos produtos via site e fecha a venda na loja. No site também será possível ter os serviços de Lista de Casamento, Vale-móvel e Cheque-presente, com os mesmos benefícios da loja física.