A Secretaria da Administração mudou a metodologia e procedimentos administrativos. Com a simplificação de processos de aquisição e a implantação do programa de desconcentração da execução de despesas da máquina pública foi possível alcançar, em um ano, reduções de custos que chegaram a 60%.
Um mapeamento dos gastos do município foi a base da mudança. Nos primeiros meses, a equipe da secretaria se debruçou sobre despesas como telefonia, energia elétrica, combustível e manutenção da frota oficial, entre outros, buscando formas de obter o mesmo resultado com gastos menores. Em seguida, criou o programa de desconcentração, que faz parte do Plano de Governo do prefeito Beto Richa.
"Desde o início, buscamos substituir o modelo convencional pela gestão por processo", explica o secretário municipal da Administração, José Richa Filho. "A Secretaria da Administração não pode ser apenas a provedora, ela tem que descentralizar, dar autonomia aos núcleos e gerenciar todo o processo", resume.
Na nova forma de gestão, os procedimentos para se chegar na ponta do processo foram reduzidos. "Antes, para um simples processo aquisitivo, era preciso percorrer um fluxo de 42 passos. Hoje são seis passos", exemplifica Richa Filho.
Cadastro Único – Um dos primeiros passos para a mudança foi dado em maio, com o decreto 777/05, assinado pelo prefeito Beto Richa, que possibilitou melhorias para o Cadastro Único de fornecedores da Prefeitura de Curitiba. O Cadastro Único simplificou as exigências para contratação de serviços, ampliando o número de fornecedores ativos da Prefeitura. O raciocínio é claro: com mais empresas competindo, mais baratas se tornam as compras.
"As mudanças flexibilizaram o processo porque as novas exigências previstas no decreto são proporcionais ao porte de cada empresa e também ao serviço que ela vai prestar", diz o secretário.
Ao mesmo tempo, a secretaria tratou de expandir o e-compras, um sistema de compras eletrônicas, outra prioridade do Plano de Governo. "Além de ser um processo transparente, o e-compras garante economia de dinheiro público", afirma. Com as compras eletrônicas, a economia varia de 20% a 30%, podendo eventualmente chegar a 50%, refletindo-se nos orçamentos de várias secretarias municipais.
Já a aplicação da gestão por processos e o programa de desconcentração devem garantir, até o final do ano, reduções de 64% no consumo de gás, 60% na compra de peças e mão de obra para manutenção da frota do município, 35% no consumo de tinta para impressora, 31% no consumo de tonner para reprografia e 11% na telefonia fixa.
Os valores economizados com telefonia fixa, móvel, energia elétrica, vales e combustíveis devem alcançar, ao final de 12 meses, quase R$ 2 milhões.
Só a manutenção dos 380 veículos leves, pesados e ambulâncias que servem a Prefeitura alcançou uma redução média de 60% em apenas dois meses da implantação das mudanças.
Os primeiros 16 veículos que passaram por manutenção em oficinas terceirizadas, por exemplo, tiveram seus orçamentos baixados dos R$ 98.869,39, pedidos inicialmente, para R$ 44.383,83 efetivamente pagos pelo município pelos mesmos serviços.
Esses resultados, explica José Richa Filho, só foram possíveis com a redefinição das regras e padrões exigidos pela secretaria e com o treinamento dos funcionários do município para auditar o serviço externo.
"Este é um exemplo claro da mudança na forma de trabalhar. Deixamos de apenas executar a manutenção para também fazer a gestão de todo o processo", diz o secretário José Richa Filho.
Outra grande economia prevista pela secretaria virá do novo contrato de locação de veículos, que mudou a forma de contrato, proporcionando uma redução de 15% nos custos. Pelos cálculos da Secretaria Municipal da Administração isso vai significar para a Prefeitura uma economia de aproximadamente R$ 3,5 milhões por ano.