A Junta Comercial do Paraná (Jucepar) já digitalizou quatro milhões de documentos, desde 1998, quando foi implantado o novo sistema de digitalização. O programa permite o armazenamento dos documentos das empresas cadastradas na instituição em arquivos físicos e virtuais, trazendo agilidade e segurança aos usuários.
“A digitalização é uma necessidade em qualquer órgão público, pois o objetivo é facilitar a vida do usuário”, diz o presidente da Jucepar, João Luís Biscaia. “Quem deve andar é o papel, e não o empresário. Grandes negócios podem ser perdidos pela falta de informações ágeis e seguras.”
A Junta Comercial funciona como um cartório público, mantendo arquivada toda a documentação jurídica de firmas limitadas, individuais, cooperativas, consórcios e empresas estrangeiras. É o órgão responsável pela alteração, dissolução e extinção de empresas e microempresas.
A Jucepar também garante a autenticidade dos documentos arquivados, expede certidões e fotocópias autenticadas, publica extratos de documentos arquivados em Diário Oficial, informa sobre a documentação necessária para instalação de firmas, protocola, busca nomes idênticos no sistema e registra contratos sociais.
Diariamente, passam pela Jucepar 600 processos de todos os escritórios regionais do Estado, cada um com uma média de cinco páginas. O procedimento utilizado anteriormente era o da microfilmagem de documentos, em que todas as páginas precisavam ser ordenadas pelo número do processo e tipo jurídico, para depois serem microfilmadas. Os microfilmes são revelados e “enjaquetados” para serem arquivados, tudo manualmente. “O alto custo da revelação e a enorme quantidade de mão de obra utilizada tornava o processo inviável e lento”, afirmou Biscaia. Para fazer a busca no arquivo, sempre que solicitada pela empresa, era necessário deslocar um funcionário que procurava pelo número o processo entre milhares de papéis. Hoje, o setor de digitalização recebe os processos, prepara (separando por tipo), cadastra, digitaliza (com o scanner que transfere o documento para a tela do computador), e depois faz o Index, serviço que dá qualidade à imagem. “Com isso conseguimos registrar uma média de 1.900 páginas por dia. Com a microfilmagem, este número não chegava a 300”, afirmou Sirene Pelegrina, chefe do setor.
Sirene ainda cita a facilidade no acesso dos arquivos. Hoje, apenas com o número de registro, o computador localiza automaticamente o documento. “O arquivo físico (papel) tornou-se um arquivo morto, pois temos os dados em discos óticos, na Jucepar, em back-up na Celepar e em papel, uma garantia que antes não existia. Antigamente, um incêndio acabaria com todos os arquivos da Junta”. O sistema ainda evita possíveis fraudes e roubo de documentação.
Usuário satisfeito
Valdeci Pereira, responsável pelo setor de atendimento ao público da Jucepar, diz que os usuários estão satisfeitos com a digitalização dos documentos, que tornou o serviço mais ágil e seguro. Um exemplo citado pelo atendente é a emissão de certidões. “Uma empresa que fazia a solicitação de Londrina levava dez dias para receber o documento. Hoje, a emissão é instantânea”.
Com a implantação do sistema, a Junta Comercial integrou todos os escritórios regionais e disponibilizou o Programa de Auto-Atendimento. O programa permite o acesso, via internet, de todos os serviços prestados pelo órgão. O cidadão pode fazer o pagamento das taxas, requerer e acompanhar processos, sem sair do seu local de trabalho. O endereço da Junta na internet é
www.pr.gov.br/jucepar.