Esqueça o Word, esqueça o Excel. Acaba de entrar no ar, totalmente gratuito e em português o Google Docs & Spreadsheets, mais um serviço que a empresa lança para deixar suas ferramentas mais com a cara de seus usuários. Não se trata exatamente de um lançamento. É a integração dos serviços office do Google (Writely + Spreadsheets) em uma única interface. Planilhas, textos, colaboração entre usuários e chat para trocar informações. Tudo simples e eficiente, já que segundo a empresa, quase ninguém usa mais do que 10% dos recursos do Microsoft Word ou Excel.
Uma boa diferença do pacote unificado é que as planilhas e os textos podem ser guardados em um único local. Ou seja, caso você tenha armazenado os arquivos no servidor, pode alterá-los, salvá-los ou até mesmo publicá-los de qualquer computador que tenha acesso à internet, independentemente do sistema operacional. Uma boa vantagem para empresas que não precisem de recursos avançados do Office e não queiram gastar muito com licenças de software.
Utilizando
Com o serviço é possível editar documentos do pacote Office e exportar arquivos HTML para sites na internet ou usar os textos gerados para postar mensagens em blogs, tudo bem facilitado pela interface intuitiva dos serviços da Google.
Os principais recursos do Word ou do Excell, como tabelas, correção ortográfica, formatação de fontes e até cálculos matemáticos avançados (no caso das planilhas) estão à disposição do usuário. Caso precise, pode até importar textos e planilhas do computador para o servidor.
Para quem usa o Gmail, por exemplo, basta abrir um documento de texto anexado a uma mensagem para ele se transformar num documento Google, armazenado numa conta pessoal do Google Docs & Spreadsheets. A mesma coisa vale para planilhas, que também vão automaticamente para o serviço. Opções que já existiam, como ver em HTML ou fazer o download, continuam a funcionar, é claro. A importação não é obrigatória.
Colaboração on-line
Criar um documento em colaboração é fácil com o Google Docs. Ao mesmo tempo, várias pessoas podem atualizar o mesmo documento. E todas elas estão em contato constante via chat. O usuário pode achar que irão ocorrer conflitos, ou seja, duas pessoas tentando editar o mesmo trecho mas, nas raras vezes em que isso acontece, o Google Docs avisa e solicita escolher entre uma das versões ou voltar ao estado anterior.
No pacote Office da Microsoft, que a maioria das pessoas tem instalado no computador, ao alterar um texto Word ou planilha Excel de forma colaborativa era necessário enviar por e-mail a nova versão para todos os interessados. E se alguém também tivesse editado o mesmo arquivo, a confusão estava armada. Agora é diferente: o método do Google Docs elimina o problema, já que a versão que todos têm acesso é sempre a mais recente, não importa se você alterou uma vírgula há apenas 30 segundos. Não há o que me faça voltar ao método antigo.
Além disso, o editor de textos possui suporte a RSS, de forma que seus colaboradores podem acompanhar o andamento dos trabalhos através do agredador de feeds RSS favorito de cada um.
Confiança
O Google Docs & Spreadsheets segue o conceito da Web 2.0, em que não é preciso instalar o software, já que todas as funcionalidades são carregadas diretamente no programa navegador. Mas aí surge uma questão importante com os softwares on-line: a confiança que se deposita na empresa que guarda essas informações, no caso, a Google. Tudo estará acessível com um login e senha, por isso o cuidado é fundamental. Antes de mais nada, use senhas difíceis de serem descobertas.
Você pode acessar o serviço no site http:\\docs.google.com.