Há alguns dias eu li um estudo muito interessante, feito pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), que dizia que 33% dos profissionais brasileiros disseram que gastam 2 horas da jornada de trabalho sem fazer nada de efetivo. Mais impressionante ainda é que 52% admitiram deixar atividades necessárias para a última hora.
Curiosamente, o estudo da FGV apontou como a principal causa para a enrolação a falta de tempo. Outras explicações para a procrastinação foram o medo do fracasso, a complexidade da tarefa a ser feita, o perfeccionismo e comportamento aprendido por observação dos pais. Ou seja, os pais deixam tudo para a última hora e os filhos acabam incorporando este (péssimo) hábito.
Se você também deixa tudo para a última hora, o primeiro passo para uma mudança é entender quais motivos o levam a adiar atividades importantes. Tente identificar se você alega não ter tempo e estar sempre na correria, ou se tem medo do fracasso. Ou, ainda, se você se identifica mais com algum dos outros motivos apontados pelo estudo.
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Assim que você identificar qual a principal causa da sua procrastinação, tente uma nova abordagem para ela. É impossível obter resultados diferentes fazendo sempre a mesma coisa. Abaixo, vou colocar algumas possíveis abordagens para evitar a procrastinação para cada motivo apontado pelo estudo da FGV.
No caso do perfeccionismo, o que acontece é que o medo de não conseguir fazer o melhor trabalho possível paralisa a ação, e o planejamento excessivo para cumprir metas muito ousadas acaba fazendo com que o trabalho seja constantemente adiado. Para evitar procrastinar devido ao perfeccionismo, você precisa entender que as coisas sempre podem melhorar.
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Mais do que isso, que nem sempre atingir um resultado perfeito é importante. Para a maioria das tarefas é suficiente obter 80% dos resultados. Do ponto de vista de gestão de tempo, devemos trabalhar com a chamada Lei da Pareto, que diz que 80% dos resultados são obtidos com 20% dos esforços. O problema é que essa relação não é linear, e para se obter, digamos, 90% dos resultados, são necessários 60% dos esforços (leia-se tempo!) ou mais.
Então, mesmo que sua ideia seja sempre fazer o seu melhor trabalho, lembre-se de que o melhor pode custar muito caro do ponto de vista do uso do tempo. Tem uma frase que sintetiza o que eu disse até aqui: feito é melhor do que perfeito. Não deixe para depois porque agora não é o melhor que você pode fazer. Faça! Se algo não estiver como você gostaria, encare como uma oportunidade de melhoria e crescimento e corrija posteriormente.
+ Veja também. Você sabia que é preciso quatro brasileiros para fazer o trabalho de 1 americano?
Outro motivo apontado que leva à procrastinação foi o medo do fracasso. É muito comum ver pessoas que deixam de fazer o que é importante por ficarem receosas de “queimar o filme”. Se você é desses, lembre-se que é pior ainda queimar o filme por não fazer o que você tinha que fazer no prazo.
Outra abordagem interessante nesses casos é a de se treinar para enxergar desafios como boas oportunidades de aprendizado, de crescimento. A única forma de progredirmos na vida é saindo da nossa zona de conforto e encarando novos desafios, mesmo que, em um primeiro momento, não consigamos dar conta do recado. Com a gestão de tempo não é diferente: deixar para a última hora por medo de fracassar já é fracassar.
Agora, se você é daqueles que deixa uma tarefa para a última hora porque ela é difícil, uma abordagem para mudança de hábito pode ser a seguinte: se já é difícil quando você tem tempo para fazer, imagina quando você estiver atrasado e estressado?
Nesse caso, o melhor é procurar realizar as tarefas de maior complexidade naqueles momentos em que você sente que está mais produtivo (esqueça as segundas de manhã e sextas à noite!). Aliado a isso, uma técnica que eu uso bastante é a de planejar a realização de tarefas complexas em vezes.
Planeje vários “encontros” com aquela atividade ao longo da semana e defina metas intermediárias para a tarefa. Assim, você quebra um problemão em vários probleminhas. De preferência, marque esses encontros com hora certa para começar e para terminar.
Quanto à falta de tempo, de cara posso dizer que é um motivo falso. Como é possível alguém ficar duas horas no trabalho fazendo nada, diz não ter tempo suficiente e deixa tudo para a última hora? Em outro texto comentei que bons gestores de tempo se levam à sério. Ou seja, se estão no trabalho, é para trabalhar! Matar tempo é suicídio.
Ok, não sejamos tão radicais: talvez você realmente tenha uma rotina bastante atarefada com muitos compromissos e isso te impede de fazer tudo o que gostaria ou precisa. Daí você acaba deixando tudo para depois. Se esse é o seu caso, experimente o seguinte:
1) Defina prioridades. Quais desses compromissos/tarefas realmente são importantes em sua vida atualmente. Liste até 3.
2) Elimine da sua agenda/rotina todos os outros que não foram listados nos 3 mais importantes.
Em última análise, nosso recurso tempo é limitado. Se você procrastina porque sua agenda está cheia demais, procure fazer as coisas uma de cada vez. Eliminando as tarefas prioritárias uma a uma, você não se vê perdido em um mar de coisas para fazer que acabam, invariavelmente, ficando para depois. Tenha foco, defina o que é mais importante, se planeje e execute.
Por fim, quanto ao comportamento procrastinador aprendido dos pais, a única coisa que me veio à mente para mudar algo é: não seja um pai/mãe que deixa tudo para a última hora. Reflita: muita gente se preocupa com o tipo de mundo que vai deixar para seus filhos, mas poucos se preocupam com o tipo de filhos que vão deixar para o mundo.
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