Não bastasse a enorme carga tributária a que estão submetidos, os contribuintes brasileiros são compelidos, cada vez mais, a cumprir um número elevado das denominadas “obrigações acessórias”, que são inclusive um meio de fazer o contribuinte a pagar mais do que deve.
Esses deveres instrumentais, como prefere a doutrina, impõem a identificação das operações e, em particular, à quantificação do tributo devido, emissão de notas fiscais, escrituração de livros e manutenção dos documentos em perfeita ordem, para exibição ao fisco, quando solicitado.
Ocorre, ademais, que a informatização das operações de fiscalização dos diversos entes tributantes resultou num aumento do número de declarações e prestação de informações por via eletrônica a cargo das empresas.
É certo que a apresentação das informações de interesse do fisco por via eletrônica pode representar a agilização do trabalho e o aprimoramento dos controles de fiscalização, diminuindo o tempo em que o agente fiscal permanece na empresa; todavia, os encargos burocráticos mantêm-se intactos, na medida em que os documentos físicos continuam sendo arquivos pelo prazo decadencial dos tributos neles envolvidos.
O gasto administrativo das empresas, para manter uma estrutura mínima capaz de atender as exigências do fisco, representa uma parcela considerável que não pode ser negligenciada na determinação dos custos finais da atividade.
Nesse sentido, cabe ressaltar, a título de exemplo, as complexidades decorrentes da elaboração de declarações como DCTF, DIPJ, PER/DCOMP, entre outras, cujos dados precisam ser confrontados entre si, para evitar possíveis autuações.
Nessa mesma linha, merecem atenção as obrigações acessórias criadas pela Instrução Normativa 86 de 2001, da Receita Federal, que dispõe sobre informações, formas e prazos para apresentação de arquivos digitais. Conforme o disposto na Instrução, as pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, que escriturarem livros ou elaborarem documentos de natureza contábil ou fiscal estão obrigadas a manter os arquivos digitais e sistemas à disposição do Fisco, observando o prazo decadencial previsto na legislação tributária. Em complemento ao disposto na Instrução Normativa, foi editado o Ato Declaratório COFIS n.º 15 de 2001, contendo as especificações técnicas para o armazenamento e a formatação dos arquivos.
O descumprimento das obrigações acessórias, o erro no preenchimento das informações e a apresentação de dados incorretos acarretam penalidades na forma prevista na legislação específica. Ademais disto o sistema urdido é incompleto e não permite o registro de certos fatos a que se obriga o contribuinte que tem a obrigação de apurar o tributo devido (“autolançamento”), levando a forçosas adaptações ou à autodenúncia, inadmissível quando se verifica o peso das multas.
Para diminuir o risco de autuações por parte do fisco e tornar o cumprimento das obrigações acessórias menos oneroso, as empresas estão se valendo, cada vez mais, da parceria com assessorias especializadas para analisar os procedimentos relacionados às obrigações acessórias nos âmbitos federal, estadual e municipal.
Neste quadro adverso, cada vez se impõe um cuidadoso proceder, não deixando o profissional e o empresário de atender as exigências fiscais, mas, devidamente assessorado, não deixar de exercer seus direitos por questões de ordem acessória.
Eliel Araújo
é advogado.