A era digital transformou radicalmente a interação com documentos, eliminando barreiras geográficas e acelerando processos. No centro dessa transformação está a assinatura digital, uma ferramenta que confere autenticidade e integridade a arquivos eletrônicos, replicando e até superando a segurança da sua contraparte física.
Compreender como fazer uma assinatura digital em um documento não é apenas uma questão de conveniência, mas uma necessidade crescente para indivíduos e empresas que buscam eficiência e validade jurídica em suas transações e na interação com serviços em cartórios digitais.
Este artigo aprofunda-se no universo das assinaturas digitais, explicando seu funcionamento, a distinção crucial com as assinaturas eletrônicas, os passos para sua obtenção e aplicação, além de sua inquestionável aceitação legal no Brasil.
A essência da assinatura digital
A assinatura digital é um mecanismo criptográfico que garante a autenticidade e a integridade de um documento eletrônico. Ela funciona como uma “impressão digital eletrônica”, única e rastreável, que assegura que o signatário é realmente quem afirma ser e que o conteúdo do documento não foi alterado após a aposição da assinatura.
O coração da assinatura digital é o certificado digital, um documento eletrônico que atua como uma identidade virtual. Emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), o certificado digital contém um par de chaves criptográficas: uma pública e uma privada.
Quando um documento é assinado digitalmente, um algoritmo gera um código exclusivo (hash) do conteúdo, criptografado com a chave privada do signatário. Para verificar, a chave pública correspondente é utilizada para decifrar o código e confirmar a identidade do signatário e a integridade do documento. Qualquer alteração invalida o processo.
Assinatura digital x assinatura eletrônica
Embora frequentemente usados como sinônimos, os termos “assinatura digital” e “assinatura eletrônica” possuem distinções importantes. A assinatura eletrônica é um conceito mais amplo, que abrange qualquer método de validação de documentos por meios eletrônicos. Isso pode incluir desde um simples clique em um botão “Concordo”, um nome digitado, ou até mesmo o desenho de uma firma com o mouse, ou um dispositivo touchscreen.
Já a assinatura digital é um tipo específico e mais robusto de assinatura eletrônica. Ela se caracteriza por utilizar um certificado digital emitido no padrão ICP-Brasil e aplicar regras de criptografia avançadas. Por isso, a assinatura digital oferece um nível de segurança e validade jurídica inquestionável, sendo frequentemente referida como assinatura eletrônica qualificada.
Categorias e níveis de segurança
A legislação brasileira (Lei nº 14.063/2020) classifica as assinaturas eletrônicas em três categorias, com diferentes níveis de segurança e complexidade:
- Assinatura eletrônica simples: Permite identificar o signatário e associa dados a outros dados em formato eletrônico. É ideal para transações de baixo risco, como o acesso a sistemas com login e senha.
- Assinatura eletrônica avançada: Vincula a identidade do signatário de forma inequívoca e garante que qualquer alteração no documento seja detectável. Pode utilizar certificados não ICP-Brasil ou outros meios de comprovação. A assinatura GOV.BR é um exemplo de assinatura avançada.
- Assinatura eletrônica qualificada (ou assinatura digital): É a mais segura, exigindo o uso de certificado digital emitido por uma AC credenciada à ICP-Brasil. É obrigatória em algumas situações legais e oferece o mais alto nível de segurança e validade jurídica.
Como fazer uma assinatura digital em um documento
Para compreender como fazer uma assinatura digital em um documento, hoje é possível utilizar o seu cadastro no Gov.br ou obter um certificado digital.
1. Obtenção do certificado digital para transações
Você precisará escolher uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à ICP-Brasil, como Certisign, Serasa Experian, Valid, entre outras. O processo envolve a apresentação de documentos pessoais e a validação de sua identidade, fundamental para a segurança em serviços em cartórios digitais. Existem diferentes tipos de certificados (e-CPF para pessoas físicas, e-CNPJ para pessoas jurídicas, além de modelos A1, A3 ou em nuvem), cada um com suas características e formas de armazenamento (diretamente no computador, em token USB ou cartão inteligente).
2. Utilizando plataformas para assinar documentos digitais
Com o certificado digital em mãos, o processo de como fazer uma assinatura digital em um documento é simplificado por diversas plataformas especializadas. Empresas como Docusign, Certisign Assinaturas, Clicksign, D4Sign e até mesmo o portal GOV.BR oferecem soluções para isso.
O procedimento segue geralmente os seguintes passos:
- Acesse a plataforma: Faça login na plataforma de sua escolha. Muitas oferecem opções gratuitas para um número limitado de documentos.
- Faça o upload do documento: Selecione o arquivo (geralmente em formato PDF) que deseja assinar digitalmente.
- Posicione a assinatura: Arraste e posicione o campo de assinatura no local desejado do documento.
- Aplique a assinatura: Com seu certificado digital conectado ou acessível (seja por token, cartão ou na nuvem), a plataforma guiará você para aplicar a assinatura, que envolverá a inserção de sua senha PIN.
- Envie e compartilhe: Após assinar, o documento estará pronto para ser enviado eletronicamente.
É importante notar que softwares como Adobe Acrobat Reader e Microsoft Word também permitem aplicar assinaturas digitais, desde que você tenha um certificado digital válido.
3. Via Gov.br
Hoje é possível assinar documentos digitalmente via app ou site do Gov.br. Para isso é necessário uma conta com nível Prata ou Ouro. Pelo computador, o passo a passo é o seguinte!
- Acesse o portal: Abra seu navegador e vá para o Portal de Assinatura Eletrônica ou pesquise por “assinatura gov.br” no Google.
- Faça login: Use seu CPF e senha da conta Gov.br.
- Autenticação: Se for o primeiro acesso ou tiver verificação em duas etapas, abra o aplicativo Gov.br no celular, clique em “Gerar código de acesso” e insira esse código no computador para liberar.
- Carregue o arquivo: Na área de assinatura, clique em “Escolher arquivo” ou arraste e solte seu documento (PDF, DOC, DOCX, ODT).
- Posicione a assinatura: Clique em “Assinar”, arraste a tarja de assinatura para o local desejado no documento e clique em “Assinar” novamente.
- Confirme: Um código será enviado para o seu celular via aplicativo. Insira-o para autorizar.
- Baixe o arquivo: Após a confirmação, clique em “Baixar arquivo assinado” para salvar o documento autenticado no seu dispositivo.
Validade jurídica e segurança
A assinatura digital possui plena validade jurídica no Brasil, assegurada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020. Para que essa validade seja garantida, a assinatura deve ser gerada por um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada à ICP-Brasil e seu certificado deve estar dentro do prazo de validade.
A ICP-Brasil é a infraestrutura que garante a confiabilidade das assinaturas digitais no país, estabelecendo as regras para emissão e validação, crucial para a aceitação em cartórios digitais e demais órgãos.
A segurança da assinatura digital é superior à da assinatura manuscrita. A criptografia avançada garante que a identidade do signatário seja comprovada e que qualquer tentativa de alteração no documento após a assinatura, seja detectada, invalidando-o automaticamente. Isso previne fraudes e garante o “não repúdio“, ou seja, o signatário não pode negar a autoria da assinatura, elevando a confiabilidade dos serviços online.
Benefícios de adotar a assinatura digital
A incorporação da assinatura digital em processos diários oferece uma série de vantagens inegáveis para indivíduos e organizações:
- Agilidade: Redução drástica do tempo necessário para formalizar documentos, eliminando a burocracia do papel.
- Redução de Custos: Economia com impressão, papel, transporte, armazenamento físico e autenticações presenciais.
- Segurança Reforçada: Criptografia avançada que impede fraudes e garante a integridade e autenticidade dos documentos.
- Validade Jurídica: Reconhecimento legal equivalente à assinatura de próprio punho, assegurado pela legislação brasileira.
- Acesso Remoto: Possibilidade de assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora, facilitando a interação com cartórios digitais e outros serviços online.
- Sustentabilidade: Contribuição para a redução do consumo de papel e o impacto ambiental.
Conclusão
A assinatura digital representa um avanço significativo na formalização de documentos, proporcionando agilidade, segurança e validade jurídica em um ambiente cada vez mais desmaterializado.
Ao entender como fazer uma assinatura digital em um documento e suas nuances, indivíduos e organizações podem otimizar seus processos, reduzir custos e contribuir para a sustentabilidade, aproveitando os benefícios de uma tecnologia que veio para ficar e que continua a moldar o futuro das transações e dos serviços digitais, incluindo aqueles oferecidos por cartórios digitais.