Por Fabio Augusto Mello Peres*
A guarda de documentos é uma dúvida bastante frequente dos setores de rotinas trabalhistas. Os documentos trabalhistas devem sempre estar absolutamente organizados e bem guardados. É bem verdade que isto pode se tornar uma dor de cabeça. A quantidade de papel é imensa e, quanto maior o número de funcionários, maior o custo de manter um bom arquivo físico. Isso acaba fazendo com que muitas empresas escolham o arquivo eletrônico.
Contudo, é importante a apresentação de documentos originais contendo a assinatura do empregado (física ou eletrônica) em eventuais Reclamatórias Trabalhistas. A medida evita – ou pelo menos dificulta – a impugnação de veracidade dos documentos pela parte contrária. Apresentar cartões-ponto sem assinatura, por exemplo, possibilita impugnar a veracidade da prova e o risco de uma condenação aumenta.
Por isso, recomenda-se a manutenção, pelo menos dos últimos cinco anos, dos originais assinados de cartões-ponto, holerites, recibos de férias, de vales-transporte e salário família. Devem ser guardados permanentemente os recibos de EPI’s, o contrato de trabalho original e os aditivos, acordos de compensação, documentos médicos e pertinentes ao FGTS.
Fabio Augusto Mello Peres é advogado, sócio trabalhista de Brotto Campelo Advogados, bacharel em Direito pela Universidade Federal do Paraná, pós-graduado em Economia do Trabalho e Sindicalismo pela Unicamp e integrante da Comissão de Direito do Trabalho da OAB/PR.