O ambiente de trabalho é um dos maiores buracos negros do tempo. Aqui eu não estou falando das horas que estamos realmente trabalhando, isto é, produzindo. Produzir e ser construtivo faz parte da vida, e é ingrediente necessário para a satisfação e sensação de realização do ser humano. O problema é aquele tempo que passamos no ambiente de trabalho sem estarmos produzindo – e é incrível como esse desperdício de tempo pode ser gigantesco.
Dados da Conference Board de 2016 apontam que a produtividade do trabalhador brasileiro é 4 vezes menor que a do trabalhador americano. Ou seja, é necessário 4 brasileiros para fazer o trabalho de apenas 1 americano! Os fatores que influenciam neste cálculo são a baixa qualificação da mão-de-obra brasileira, os baixos investimentos em tecnologia e inovação e alguns problemas de infra-estrutura do nosso país. Pensando nisto, escrevi 3 dicas rápidas que, se seguidas adequadamente, podem aumentar violentamente a nossa produtividade no ambiente de trabalho, ajudando a reverter este quadro. Confira aí!
1) Trabalhar em lotes ótimos
Um famoso estudo envolvendo violinistas em 1993 concluiu que nós temos períodos de tempo ótimos para trabalhar. O maior parte dos seres humanos são capazes de ficar concentrados em uma atividade por, aproximadamente, 90 minutos (claro que este tempo pode variar um pouco para mais ou para menos, dependendo da pessoa). A partir disso, nossa concentração, produtividade e interesse começam a cair, e nosso trabalho começa a render menos e a perder qualidade. Portanto, reservar “uma tarde inteira” para fazer alguma atividade não é uma atitude recomendada.
Dica -> É mais interessante fragmentar o trabalho em lotes ótimos de 90 minutos e, depois deste período, mudar de atividade.
2) Reuniões
Reuniões são uma praga que assolam o ambiente empresarial, um clássico da cartilha do corporativismo vazio brasileiro. Pare para pensar: das últimas 10 reuniões que você participou, quantas foram realmente úteis? Destas que foram úteis, quantas poderiam ter durado significativamente menos tempo? O problema não está com as reuniões em si, mas com a forma que são feitas.
Dica 1 -> reuniões deveriam servir para resolver problemas, e não para definir problemas. Se um dos participantes não está bem informado sobre o assunto em questão, o mesmo não deveria estar presente: para que uma reunião seja eficiente, certifique-se de que todos estejam previamente preparados.
Dica 2 -> reunião deve ter hora para começar e hora para terminar. Reunião sem hora para terminar é um convite ao desperdício de tempo, além de ser um desrespeito para com os participantes. Sem um horário de término, é muito fácil permitir que a conversa descambe para detalhes irrelevantes ou até mesmo assuntos pessoais, e o foco seja completamente perdido.
Dica 3 -> reuniões são úteis quando uma discussão é necessária, e não para passar instruções. Um erro recorrente dos chefes é marcar reuniões para apenas instruir seus empregados.
3) Delegações
Já cansei de conhecer pessoas sobrecarregadas de trabalho simplesmente porque não conseguem delegar tarefas aos outros. Se você tem esse hábito, pare imediatamente, para o seu próprio bem!
Perceba que o medo de delegar vem de duas fontes: medos pessoais, de se sentir substituível caso alguém aprenda a fazer o que você faz; a desconfiança sobre o trabalho dos outros (aquela mentalidade mesquinha do tipo: ninguém vai fazer direito, então eu mesmo vou fazer).
A verdade é que delegar funções é a única forma de liberar tempo para que você aprenda novas habilidades, mais nobres ou interessantes. Para progredir na carreira, é preciso delegar. Delegar também é uma forma de valorizar os outros, pois, quem delega, está implicitamente dizendo: eu confio em você!
Para delegar uma função adequadamente, é necessário seguir os seguintes passos: vencer os medos pessoais e a desconfiança sobre o trabalho dos outros, saber a quem delegar e acompanhar a delegação – delegar sem acompanhar e sem fornecer feedback é irresponsabilidade!
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No fundo, qualidade de vida depende muito do nosso foco. Trabalhar de forma intensa e focada garante alta produtividade, o que traz satisfação, reconhecimento e dinheiro. Mais do que isso, quem trabalha de forma eficiente pode aproveitar também o tempo de lazer de forma intensa, pois pode ter a consciência tranquila e o senso de dever cumprido, além de não precisar interromper as horas sagradas de diversão e descanso para resolver assuntos que ficaram pendentes do trabalho. Esse é um dos grandes segredos para uma vida mais equilibrada e satisfatória: intensidade naquilo que se faz, seja trabalho ou lazer!
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